新人配車担当者が気をつけたい失敗事例ワースト5選

 

トラック業務に不可欠な「配車担当者」最近では元トラック運転手の方、全くトラック業務に携わったことが無い方など様々な方が増えてきました。特に最近は女性の方も増えてきていると感じます。トラック業界にも新しい風が吹いてきています。

今回はこの配車業務について、初心者なら特に気をつけたい失敗事例を5つまとめました。
配車業務は電話がメインのため、言った言わないのトラブルが非常に多く、それがきっかけで取引が上手くいかなくなったり、配車業務がトラウマになる方もおられます。

今後、皆様がこの配車業務を長く行い円滑に進めて頂くため、トラックを所有している何社かの配車担当者に聞いてまとめましたのでぜひ参考にしてください。特に毎日荷物が変わるチャーターでの業務が多い会社の配車担当者は必見です!

失敗その1.地名の聞き間違い

配車担当者:おろし地はどこですか?

荷主:神奈川(かながわ)です。

配車担当者:金沢(かなざわ)ですね。

荷主:はい、そうです。

配車担当者:わかりました。承ります。

・・・いかにもありそうな聞き間違いのケースですね。

積込み地、卸し地の場所を確認する際、電話にて詳細まで確認せず都道府県名で了承したところ、実際FAXで指示書が来た時に思っていた場所と違い大慌てする。という事経験ありませんか?

地域を限定しない全国規模の配送は要注意!

全国各地に配送することが多い場合、聞き間違いは特に注意しなければなりません。聞き間違えた時のリスクが大きいですし、知らない地域も多いからです。(特にはじめの内は要注意)
逆に、地区を限定すれば聞き間違えは少なくなります。例えば、福岡県で空車だった車両が、関西の荷主から荷物を預かる場合、「おろし地は芦屋(あしや)ね」と言われた場合、「福岡県遠賀郡の芦屋(あしや)ですね」とはならないと思います。この場合は兵庫県の「芦屋」と思うでしょうし当然、間違えのないよう都道府県から確認するでしょう。

返答の仕方でミスは減らせる!

例えば、最初のケース。下記のように返答の仕方次第で間違いが起きないようにすることができます。

配車担当者:おろし地はどこですか。

荷主:神奈川です。

配車担当者:石川県の金沢市ですね。

荷主:いえ、神奈川県です。神奈川県の横浜市です。

配車担当者:場所は了解しました。後は運賃ですね。

いかがでしょう?少し落ち着いて確認すれば、聞き間違い取り間違いは減少するでしょう。

聞き間違えしやすい地域とは?

以下は聞き間違えしやすい地名の一部です。日本語ならではの難しさもあるように感じますね。

  • 浜松(静岡県)と浜松町(東京都)
  • 神奈川(神奈川県)と金沢(石川県)
  • 獅子ヶ谷(神奈川県横浜市)と市ヶ谷(東京都新宿区)
  • あざみ野(神奈川県横浜市)とさがみ野(神奈川県座間市)
  • 渋谷(東京都渋谷区)と日比谷(東京都千代田区)
  • 同一地名
  • 池袋(東京都豊島区/神奈川県横浜市中区)
  • 目黒(東京都目黒区/神奈川県横浜市瀬谷区)

失敗その2.運賃の違い

例1)

配車担当者:別の車両の荷物を卸すって聞いてなかったけど、これ別運賃もらえるよね。

荷主:いや、御社のユニックで別車両の卸し作業を含めてこの運賃って伝えてたけど。

例2)

配車担当者:高速運賃別ですよね。

荷主:いえ、高速料金含んでの運賃です。

これらは運搬が終了した後に生じるトラブルです。原因として良くあるケースですは、

①焦って荷物を獲得した場合

「この荷物、運賃良いからすぐ無くなると思うよ。」「この地区からの荷物は中々無いよ。」など言われて詳細を確認せず、取り敢えず荷物を獲得した後に良くあるケースです。

②荷主担当者が業務に忙殺されている場合

取引先が多すぎて、電話を両方で受けているほど忙しい人もいます。手元のノートは本人以外は解読不能で、何がどれか分からない状態。。

このような方の対応は、相手側で再三再四の確認が必要です。そのため、すぐに確認事項をFAXで流すなど、後から言った言わないの話にならないよう自助努力で自分を守る事を行う必要があります。
相手に要望をお願いしても期待はできません。それであるなら自分を変えるしかないと考え対応した方が、相互にとって良い方向に向くでしょう。

失敗その3.時間の未確認

荷物を確保した際、皆さん朝8時や9時に卸す荷物が全般的に多いと思います。しかし、中には昼13時卸しや15時などの卸し時間が遅い荷物もあります。ですが日頃の慣れから、つい思い込みで「これは朝一卸し」と勝手に決め込んでしまい、後から大事に至る事があります。

また積み込み時間も「午後から積める」と聞いていたからドライバーは早めに13時に積込み地に到着し、ドライバーが積み地担当者に声を掛けると「だいたい積み始めの時間は17時だね」と積込みができる時間と積み地に入る時間が大幅に離れているケースがあります。
確認不足により積み卸し時間を誤れば、次の荷物の積み卸しは時間通り間に合わず、積み卸し先の会社や社員の方々にも迷惑をかけます。会社も信用を無くし、ドライバーは疲労し、一つの確認不足が数多くの災難を引き起こすことになります。
どれだけ忙しくても必ず再確認はしておきたいものです。

失敗その4.車両の確認不足(積載オーバー、荷台の幅、長さがあわない、装備が足りない)

いざ積み込みに訪問した際、「頼んでいた車両はウイングで御社の車両じゃ載らないよ」と言われ、慌ててドライバーから配車担当者に電話がかかってきたケースありませんか?

このような車種の違いは少ないでしょうが、荷台の幅や長さが足りずに載らないケースは様々なところで話が出ました。必要装備も足りず、積み込み地で装備を借り、後日近くを寄った際に返却に行ったとか、荷台の床は、滑る事を防ぐために「木製」を依頼していたのに到着した車両が「鉄製」であったため、急遽木製のベニヤ板を床に敷いて対応したなど、あらゆる失敗の話が出てきました。

失敗その5.積み卸しにきた車輛の会社名やナンバー、乗務員名が違う

自社の引き受けていた荷物を同業者に依頼して、運んで頂いたことは皆さんあると思います。しかし積み込み先から「聞いていた車両と違う車両が来たけど」という連絡を受けた事ありませんか?
いわゆる庸車を頼み、他社に依頼し報告していないケースです。この場合、積み込み先に事前連絡をしているわけですから、変わったなら変わったで報告が必要です。

それだけではなく車輛にはそれぞれ保険加入がされており、貨物保険などは事故があった際の積荷に対する補償が各社で異なります。いつも依頼する会社であれば事前に把握しているかもしれませんが、急に変更になった場合、ろくに内容も確認できていない可能性もあります。

荷主から信頼され引き受けている以上、簡単に右から左に流されてはたまったもんじゃありません。「万が一、別車両で行く場合は必ず一本連絡を下さい。」と特に取引歴が短いところには伝えていた方が良いでしょう。

最後に

今回は新人の方に多い失敗ベスト5を記載しましたが、仕事に慣れてくると少し緊張感が緩み、同じようなミスをした事があるとのベテランの方からの声もありました。

今後、電話やFAXからメールでのやり取りの割合が増えるかもしれません。しかし業界の体質もあり、しばらくは電話が主流なのは変わらないような気もします。どの状況でも対応できるよう是非、今回ご紹介した皆様の失敗談を活かしてみてください。